CHARGÉ DE GESTION ADMINISTRATIVE PETITE ENFANCE H/F

Rattaché(e) à la directrice de la Petite Enfance, vous devrez :

Assurer la gestion de l'ensemble des dossiers administratifs liés à l'activité petite enfance.
Détails des activités :

Gérer le suivi des impayés
Rédiger le bilan d'activité des accueils occasionnel en lien avec l'agent chargé d'accueil
Centraliser l'ensemble des données d'activités nécessaires aux déclarations et au suivi de l'activité
Tenir à jour, les différents tableaux de bords (analyse du taux de fréquentation, l’activité du service, indicateurs du service)
Réaliser les statistiques (trimestrielles, semestrielles et annuelles) pour la réalisation des bilans d’activité, et les déclarations CAF
Centraliser les informations auprès de l'ensemble des équipes de directions sur diverses thématiques (demandes de travaux, gestion des commandes)
Préparer l'ensemble des fiches congés pour les familles de l'ensemble des crèches et tout autre document à destination des crèches
Rédiger les décisions sur le logiciel métier
Aider à la rédaction des comptes rendus des diverses réunions en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
Rédiger les différents courriers de la direction Petite Enfance
Anticiper un classement et le suivi des tous les documents en vue d’un contrôle CAF
Assurer le suivi règlementaire à destination de la DPMI en vue des visites de contrôle et l'application des décrets

Assurer la gestion et le suivi :

des heures et des vacations du médecin de crèche et autres prestataires
de la présence des personnes ressources (tableau à compléter pour la réalisation des bilans CAF et d'activités)
du matériel à destination des agents techniques (demande devis, engagement, gestion de suivi du stock, distribution aux équipes, ...)
des documents pour la médiathèque, ludothèque, des tableaux des périodes de regroupements, -
Assurer la gestion administrative règlementaire à destination de la DPMI (suivi des départs, transmissions des CV et des diplômes, des organigrammes, réalisations des Cerfa)
Participer à la gestion administrative des visites de contrôle règlementaire de la DPMI
Être relais sur la gestion budgétaire (engagement, suivi des factures-)
Prendre en charge le lien avec les fournisseurs pour les demandes de devis, suivi des commandes
Prendre en charge l’archivage des différents documents tels que demandé lors des contrôles CAF
Participer à l’organisation de la présentation des dossiers lors d’un contrôle de la CAF
Prendre en charge la gestion administrative des conventions pour les enfants en situations de handicap et les soutiens à la famille
Transmettre les recettes au service financier (P503) et assurer le suivi des recettes
Participer à l'organisation des différents évènements de la Direction Petite enfance (journée pédagogique, matinée "jouons ensemble")
Assurer le suivi de certains dossiers thématiques en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
Soutenir occasionnel en fonction de l’activité auprès de l'équipe de direction de la Petite Enfance à certaines tâches administratives
Prise de relais sur des dossiers lors des absences des collègues : continuité des demandes d'accueil
En lien avec l'équipe de direction : veiller à la bonne application des procédures administratives et financières

Profil recherché

Savoir-faire et connaissances requises :

Mise en place des tableaux de suivi d’activité avec une vision globale
Sens des relations publiques (disponibilité, empathie, amabilité, sourire) et du service public
Maitrise bureautiques Word et Excel et maitrise du publipostage et des tableaux croisés dynamiques
Connaissance du logiciel métier Petite Enfance
Qualités rédactionnelles – aisance à l’écrit
Capacité d’organisation et de planification des tâches : gestion des priorités
Capacité d’adaptation et réactivité
Capacité d’analyse
Sens de l’organisation, du classement et de la rigueur
Recherche de l’efficacité et de l’efficience

Qualités personnelles :